FAQ

FAQ (Domande frequenti)
1 - In fase di verifica sul sistema di gestione ambientale, svolto in contemporanea alla convalida di un aggiornamento della dichiarazione ambientale, sono state riscontrate alcune non conformità minori sul sistema. Il verificatore, nell'esprimere comunque un giudizio positivo sulla dichiarazione ambientale predisposta per l'aggiornamento, si è posto il dubbio se, e come, fosse comunque possibile convalidare la suddetta dichiarazione ambientale. Risposta
2 - in fase di verifica intermedia sul sistema di gestione ambientale e convalida di un aggiornamento della dichiarazione ambientale, è possibile subentrare al contratto stipulato dall'or-ganizzazione con un altro verificatore ambientale? Risposta
3 - Nel caso in cui un'Organizzazione non abbia ancora ottenuto la Registrazione, ovvero è ancora in corso l'istruttoria, il Verificatore ambientale può effettuare la convalida dell'aggiornamento dei dati? Risposta
4 - Nel caso in cui l'Organizzazione sia in possesso di altre certificazioni (es. qualità, OHSAS 18001, ISO 14001) con tempi di sorveglianza sfasati rispetto all'EMAS, è possibile accordare all'Organizzazione, che richiede formalmente un posticipo di 2-3 mesi della verifica di aggiornamento dei dati, l'effettuazione delle visite congiunte a quella della convalida così posticipate? Risposta
5 - Nel caso in cui tra la 2a convalida dell'aggiornamento dei dati e la scadenza della registrazione vi siano 4-5 mesi di distanza, è possibile effettuare il rinnovo anticipato comprendendo anche il 2° aggiornamento? Risposta
6 - E' consentito ad un verificatore ambientale EMAS di rilasciare, ad un organizzazione verificata cui è stata convalidata la dichiarazione ambientale, un attestato/certificato di conformità al Regolamento CE n. 761/01? Risposta
7 A quale norma si deve attenere un verificatore ambientale che si trova a verificare un sistema di gestione ambientale certificato e/o conforme alla edizione 2004 della norma UNI EN ISO 14001 dal momento in cui Allegato I-A del Regolamento CE 761/01 fa ancora riferimento alla edizione 1996 della stessa norma? Risposta

RISPOSTE ALLE FAQ
1 - E' possibile procedere alla convalida della dichiarazione ambientale (aggiornamento annuale) se sussistono le seguenti condizioni: 1. le non conformità sono minori 2. le non conformità non inficiano l'efficacia del sistema e l'attuazione del programma di miglioramento le non conformità non hanno conseguenze dirette ed indirette sulla dichiarazione ambientale. top
2 - Un verificatore può subentrare, anche durante le fasi intermedie del ciclo relativo alla verifica e convalida, se l'organizzazione (impresa richiedente) lo desidera. Occorre tuttavia prestare attenzione ai seguenti punti: A. L'organizzazione ha obblighi contrattuali con il verificatore ambientale e, sulla base di quanto stipulato, deve verificare la fattibilità pratica dell'assegnazione di un nuovo contratto e del recesso dal precedente. Nel caso più semplice, di un'organizzazione che ha stipulato un contratto che comprende la sola verifica e convalida iniziale (senza alcuna azione intermedia) il verificatore può subentrare senza problemi. B. Il verificatore che subentra deve assicurare la credibilità della verifica e convalida EMAS, pertanto dovrà valutare in dettaglio il S.G.A. e l'analisi ambientale iniziale per poter dare un giudizio di merito sul sistema e per convalidare i dati annuali. Quindi dovrà assumersi l'onere, senza corrispettivo, di un maggior lavoro. Nel caso in cui il verificatore intenda, invece, chiedere un adeguamento economico per questa ulteriore attività, l'organizzazione (impresa richiedente) deve essere informata sulla natura e sull'entità dell'onere aggiuntivo sul quale concordare. C. Se il verificatore subentra ad un suo consociato estero, che ha eseguito il precedente lavoro, ed ha anche partecipato alle attività come parte del team di audit, la situazione è vantaggiosa in quanto non si richiederà quell'approfondimento descritto al punto precedente. Quanto sopra, ovviamente, vale anche nel caso di rinnovo della registrazione. top
3 - Il verificatore può convalidare i dati della dichiarazione ambientale annuale, anche nel caso sia ancora in corso l'istruttoria di registrazione, purché la pubblicazione degli stessi segua i criteri previsti dalla procedura di registrazione. E' quindi evidente che la pubblicazione dei dati aggiornati potrà avvenire solo a valle della fine dell'istruttoria, relativa alla dichiarazione ambientale "consolidata", e della successiva prassi prevista per l'invio degli aggiornamenti all'organismo competente. E' opportuno, in questo caso, concordare con l'Organizzazione le modalità di pubblicazione poiché si rischia di ingenerare confusione per la diffusione contestuale dei due documenti. Si consiglia, in questo caso, di integrare i dati degli aggiornamenti nel testo della dichiarazione ambientale (rieditando e riconvalidando la DA) oppure di allegare alla dichiarazione ambientale gli aggiornamenti come appendice. top
4 - La linea guida della Commissione sulla frequenza degli audit indica e raccomanda questa prassi, cioè la contemporaneità degli audit sui vari sistemi di gestione al fine di razionalizzare il lavoro dei team ispettivi interni, dei verificatori ambientali, degli enti di certificazione e di non gravare inutilmente sulle imprese con attività ripetute. Quindi non solo è possibile, ma si raccomanda di far coincidere le scadenze avendo tuttavia l'accortezza di inviare comunicazione preventiva all'organismo competente nazionale giustificando il ritardo programmato con la necessità di una diversa pianificazione. Attraverso la notifica ed il relativo nulla osta, è infatti possibile evitare di incorrere nei termini prescrittivi indicati all'articolo 6, comma 3 del Regolamento EMAS. top
5 - L'anticipo della dichiarazione ambientale, rispetto alla scadenza prevista nella stesura originaria, è sempre possibile. L'Organizzazione ed il verificatore ambientale devono valutare attentamente se le condizioni, che determinano questa scelta, possono trovare una risposta positiva da parte dei soggetti interessati. top
6 - Il certificato di conformità al Regolamento EMAS può essere rilasciato unicamente dall'Organismo Competente Nazionale a seguito della verifica delle condizioni di registrabilità previste dal Regolamento, condizione che consente l'inserimento del nominativo dell'organizzazione nel registro nazionale ed europeo. Vista l'esigenza comunque di alcuni verificatori di rilasciare una attestazione dell'avvenuta attività di verifica e convalida, il Comitato Ecolabel Ecoaudit - Sezione EMAS Italia - ritiene accettabile una dichiarazione che riporti la conformità dei vari elementi verificati ai relativi requisiti citati negli allegati del Regolamento. In particolare si ritiene accettabile una attestazione di convalida che riporti i seguenti elementi: …a seguito delle attività di verifica del SGA e della dichiarazione ambientale, il .. nome verificatore.. attesta che l'organizzazione …denominazione dell'organizzazione..ha: effettuato l'analisi ambientale iniziale in conformità agli allegati VI e VII del Regolamento CE n. 761/0;1 effettuato gli audit interni in conformità all'allegato II del Regolamento CE n. 761/01; elaborato una dichiarazione ambientale in conformità all'allegato III del Regolamento CE n. 761/01; e che i dati e le informazioni presenti nella dichiarazione ambientale sono attendibili e coprono in modo soddisfacente tutti gli impatti ambientali significativi dell'organizzazione. Quindi, i verificatori accreditati debbono astenersi dal rilasciare attestati e/o certificati di conformità al Regolamento 761/01 o redatti in modo da indurre soggetti non esperti a ritenere che l'organizzazione sia già registrata. top
7 - Nel corso dell'ultima riunione del Comitato articolo 14 del Regolamento CE n. 761/01, tenutasi a Bruxelles il 21 Giugno 2005, è stata votata con esito positivo la proposta di revisione dell'Allegato I-A riguardante il riconoscimento della nuova norma EN ISO 14001:2004 come riferimento del sistema di gestione ambientale. Il testo proposto dalla Commissione prevede altresì una norma transitoria che entrerà in vigore all'atto della pubblicazione del provvedimento sulla Gazzetta ufficiale. Si prevede che l'iter di approvazione della revisione dell'Allegato I-A possa concludersi entro il 2005. Nel frattempo occorre tenere conto di una situazione transitoria legata alle scadenze progressive dei certificati rilasciati secondo la norma EN ISO 14001: 1996 e la conseguente contemporanea esistenza di vecchi e nuovi certificati. Si ritiene che il verificatore EMAS debba, nel periodo che precede la pubblicazione della revisione dell'Allegato I-A, assicurarsi, in fase di verifica di un sistema certificato secondo la nuova norma EN ISO 14001:2004, che questi sia rispondente almeno anche ai requisiti della edizione 1996 della norma stessa. top

RISPOSTE ALLE FAQ

1 - E' possibile procedere alla convalida della dichiarazione ambientale (aggiornamento annuale) se sussistono le seguenti condizioni:
1. le non conformità sono minori
2. le non conformità non inficiano l'efficacia del sistema e l'attuazione del programma di miglioramento
le non conformità non hanno conseguenze dirette ed indirette sulla dichiarazione ambientale.

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2 - Un verificatore può subentrare, anche durante le fasi intermedie del ciclo relativo alla verifica e convalida, se l'organizzazione (impresa richiedente) lo desidera. Occorre tuttavia prestare attenzione ai seguenti punti:
A. L'organizzazione ha obblighi contrattuali con il verificatore ambientale e, sulla base di quanto stipulato, deve verificare la fattibilità pratica dell'assegnazione di un nuovo contratto e del recesso dal precedente. Nel caso più semplice, di un'organizzazione che ha stipulato un contratto che comprende la sola verifica e convalida iniziale (senza alcuna azione intermedia) il verificatore può subentrare senza problemi.
B. Il verificatore che subentra deve assicurare la credibilità della verifica e convalida EMAS, pertanto dovrà valutare in dettaglio il S.G.A. e l'analisi ambientale iniziale per poter dare un giudizio di merito sul sistema e per convalidare i dati annuali. Quindi dovrà assumersi l'onere, senza corrispettivo, di un maggior lavoro. Nel caso in cui il verificatore intenda, invece, chiedere un adeguamento economico per questa ulteriore attività, l'organizzazione (impresa richiedente) deve essere informata sulla natura e sull'entità dell'onere aggiuntivo sul quale concordare.
C. Se il verificatore subentra ad un suo consociato estero, che ha eseguito il precedente lavoro, ed ha anche partecipato alle attività come parte del team di audit, la situazione è vantaggiosa in quanto non si richiederà quell'approfondimento descritto al punto precedente.
Quanto sopra, ovviamente, vale anche nel caso di rinnovo della registrazione.

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3 - Il verificatore può convalidare i dati della dichiarazione ambientale annuale, anche nel caso sia ancora in corso l'istruttoria di registrazione, purché la pubblicazione degli stessi segua i criteri previsti dalla procedura di registrazione. E' quindi evidente che la pubblicazione dei dati aggiornati potrà avvenire solo a valle della fine dell'istruttoria, relativa alla dichiarazione ambientale "consolidata", e della successiva prassi prevista per l'invio degli aggiornamenti all'organismo competente. E' opportuno, in questo caso, concordare con l'Organizzazione le modalità di pubblicazione poiché si rischia di ingenerare confusione per la diffusione contestuale dei due documenti. Si consiglia, in questo caso, di integrare i dati degli aggiornamenti nel testo della dichiarazione ambientale (rieditando e riconvalidando la DA) oppure di allegare alla dichiarazione ambientale gli aggiornamenti come appendice.

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4 - La linea guida della Commissione sulla frequenza degli audit indica e raccomanda questa prassi, cioè la contemporaneità degli audit sui vari sistemi di gestione al fine di razionalizzare il lavoro dei team ispettivi interni, dei verificatori ambientali, degli enti di certificazione e di non gravare inutilmente sulle imprese con attività ripetute. Quindi non solo è possibile, ma si raccomanda di far coincidere le scadenze avendo tuttavia l'accortezza di inviare comunicazione preventiva all'organismo competente nazionale giustificando il ritardo programmato con la necessità di una diversa pianificazione. Attraverso la notifica ed il relativo nulla osta, è infatti possibile evitare di incorrere nei termini prescrittivi indicati all'articolo 6, comma 3 del Regolamento EMAS.

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5 - L'anticipo della dichiarazione ambientale, rispetto alla scadenza prevista nella stesura originaria, è sempre possibile. L'Organizzazione ed il verificatore ambientale devono valutare attentamente se le condizioni, che determinano questa scelta, possono trovare una risposta positiva da parte dei soggetti interessati.

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6 - Il certificato di conformità al Regolamento EMAS può essere rilasciato unicamente dall'Organismo Competente Nazionale a seguito della verifica delle condizioni di registrabilità previste dal Regolamento, condizione che consente l'inserimento del nominativo dell'organizzazione nel registro nazionale ed europeo.
Vista l'esigenza comunque di alcuni verificatori di rilasciare una attestazione dell'avvenuta attività di verifica e convalida, il Comitato Ecolabel Ecoaudit - Sezione EMAS Italia - ritiene accettabile una dichiarazione che riporti la conformità dei vari elementi verificati ai relativi requisiti citati negli allegati del Regolamento.
In particolare si ritiene accettabile una attestazione di convalida che riporti i seguenti elementi:
…a seguito delle attività di verifica del SGA e della dichiarazione ambientale, il .. nome verificatore.. attesta che l'organizzazione …denominazione dell'organizzazione..ha:

effettuato l'analisi ambientale iniziale in conformità agli allegati VI e VII del Regolamento CE n. 761/0;1
effettuato gli audit interni in conformità all'allegato II del Regolamento CE n. 761/01;
elaborato una dichiarazione ambientale in conformità all'allegato III del Regolamento CE n. 761/01;

e che i dati e le informazioni presenti nella dichiarazione ambientale sono attendibili e coprono in modo soddisfacente tutti gli impatti ambientali significativi dell'organizzazione.
Quindi, i verificatori accreditati debbono astenersi dal rilasciare attestati e/o certificati di conformità al Regolamento 761/01 o redatti in modo da indurre soggetti non esperti a ritenere che l'organizzazione sia già registrata.

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7 - Nel corso dell'ultima riunione del Comitato articolo 14 del Regolamento CE n. 761/01, tenutasi a Bruxelles il 21 Giugno 2005, è stata votata con esito positivo la proposta di revisione dell'Allegato I-A riguardante il riconoscimento della nuova norma EN ISO 14001:2004 come riferimento del sistema di gestione ambientale. Il testo proposto dalla Commissione prevede altresì una norma transitoria che entrerà in vigore all'atto della pubblicazione del provvedimento sulla Gazzetta ufficiale. Si prevede che l'iter di approvazione della revisione dell'Allegato I-A possa concludersi entro il 2005. Nel frattempo occorre tenere conto di una situazione transitoria legata alle scadenze progressive dei certificati rilasciati secondo la norma EN ISO 14001: 1996 e la conseguente contemporanea esistenza di vecchi e nuovi certificati. Si ritiene che il verificatore EMAS debba, nel periodo che precede la pubblicazione della revisione dell'Allegato I-A, assicurarsi, in fase di verifica di un sistema certificato secondo la nuova norma EN ISO 14001:2004, che questi sia rispondente almeno anche ai requisiti della edizione 1996 della norma stessa.

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